Control de stock en una distribuidora: cómo dejar el Excel sin perder el control

Casi todas las distribuidoras arrancan controlando el stock en una planilla. Y está bien: al principio funciona. El problema aparece cuando el negocio crece y la planilla empieza a mentir sin avisar.

Si alguna vez vendiste algo que no tenías, o descubriste en un recuento que faltaban treinta bultos que nadie sabe dónde fueron, el problema no es tu equipo: es que una planilla no puede seguirle el ritmo a una operación con vendedores en la calle y mercadería entrando y saliendo todos los días.

Por qué el Excel se rompe cuando crecés

Una planilla tiene tres límites que no se arreglan con más columnas ni con más disciplina:

• Una sola persona por vez. Mientras alguien la tiene abierta, el resto trabaja con una copia desactualizada.
• No sabe quién hizo qué. Si un número cambia, no hay forma de saber cuándo ni por qué.
• Se actualiza después, no durante. Entre que se toma el pedido y que alguien descuenta el stock pasan horas. En esas horas, vendés lo que ya vendiste.

Los cuatro números que tenés que poder ver siempre

La mayoría de las distribuidoras controlan uno solo: cuántas unidades hay en el depósito. Con ese número alcanza para hacer un inventario, pero no para vender bien. Estos son los cuatro que importan:

• Stock físico: lo que efectivamente está en el depósito ahora.
• Stock comprometido: lo que ya está prometido en pedidos tomados pero todavía no entregados.
• Stock disponible: físico menos comprometido. Es el único número con el que un vendedor debería poder vender.
• Punto de reposición: el nivel en el que tenés que volver a comprar para no quedarte sin producto antes de que llegue la reposición.

El stock comprometido es el que casi nunca está

Este es el concepto que falta en prácticamente toda planilla, y es el que causa la mayoría de los problemas. Si tenés 100 cajas en el depósito y ya hay 80 comprometidas en pedidos de mañana, tu stock disponible es 20, no 100. Un vendedor que ve "100" va a vender 60 tranquilo, y alguien va a tener que llamar a un cliente a explicarle que su pedido se recorta.

Cuando el sistema descuenta el stock en el momento en que se toma el pedido (no cuando se entrega), este problema desaparece solo.

Cómo hacer un recuento sin frenar la operación

El recuento anual con el depósito cerrado es caro y llega tarde: te enterás de un desvío ocho meses después de que pasó. La alternativa que mejor funciona en distribuidoras es el recuento cíclico: en vez de contar todo una vez al año, contás una parte todas las semanas.

• Ordená los productos por cuánto facturan (no por cuántas unidades tenés).
• Los de mayor facturación, contalos una vez por mes.
• Los intermedios, cada tres meses.
• El resto, una o dos veces al año.

Así, con media hora por semana, cubrís lo que importa y detectás los desvíos cuando todavía se pueden explicar. Y no cerrás el depósito ni un día.

Qué mirar para no quedarte sin producto

Tener stock también cuesta plata: es capital inmovilizado y lugar ocupado. La pregunta no es "¿cuánto tengo?" sino "¿cuánto me dura?". Ese dato sale de dividir el stock disponible por la venta promedio diaria de las últimas semanas. Si te da menos que el tiempo que tarda tu proveedor en entregar, ya llegaste tarde.

Dos alertas que valen más que cualquier reporte mensual: productos por debajo del punto de reposición, y productos sin movimiento hace más de noventa días. La primera te evita perder ventas. La segunda te muestra la plata que tenés dormida en el depósito.

Empezá por lo que más te duele

No hace falta digitalizar todo el depósito el primer día. Si arrancás por los productos que más facturan y por el stock comprometido, ya resolvés la mayor parte de los problemas que hoy te generan devoluciones y llamados incómodos.